Kényelmes és igen hatékony. Az elektronikus postaszoba szolgáltatásunk pontosan ezt kínálja Önnek.
Bejövő postája a Magyar Postával történő megállapodás alapján közvetlenül a dokumentumkezelési divíziónkhoz tartozó DocuScan Dokumentumkezelési Kft. pomázi telephelyére érkezik. Munkatársaink a beérkező leveleket kibontják, érkeztetik, szkennelik, majd az Ügyfél által előre megadott szempontok alapján iktatási adatokat rendelnek hozzá (ügyfélnév, dátum, tárgy, stb…).
Az elkészült elektronikus állomány a postai kézbesítéstől számított 24 órán belül egy védett FTP kapcsolaton keresztül kerül a megrendelő szerverére. A már iktatott elektronikus állomány így szinte automatikusan kerülhet megrendelőnk munkafolyamat támogató-, vagy ügyiratkezelő rendszerébe.
Hogy még teljesebb legyen az iratkezelési rendszer, a beérkező iratok szkennelése során az elkészült elektronikus állományt elláthatjuk e-aláírással és időbélyeggel (hiteles elektronikus másolat), így a papíralapú levelek akár meg is semmisíthetőek.
Persze egy postaszoba nem csak a beérkező levelekről gondoskodik, így elektronikus szolgáltatásunk is biztosítja a másik irányba történő információáramlást. Munkatársaink összegyűjtik a cégen belül keletkező kifelé irányuló küldeményeket, és a beérkezőkhöz hasonlóan iktatják, rendszerezik, szkennelik. Az iratkezelési munkafolyamatok elvégzése után nem is marad már hátra, mint a borítékolás és a postára adás.
Elektronikus postaszoba szolgáltatásunkkal cégének teljes levelezése lebonyolítható, ráadásul minden küldemény az érkezés, vagy küldés után már elektronikus formátumban elérhetővé válik vállalati információs rendszerén keresztül.
