Folyamatátvilágítás
A helyszínen felmérjük és átvilágítjuk cége iratkezelési és irattárolási gyakorlatát, különös tekintettel a jogszabályi és biztonságtechnikai alkalmazásokra, illetve megrendelőnk tevékenységéből fakadó egyedi és speciális szabályozásokra.
Megvalósíthatósági tanulmány
Javaslatot teszünk az Önnek megfelelő irattárolásra egy megvalósíthatósági tanulmány keretében cége igényeit, valamint a jogszabályi előírásokat szem előtt tartva.
Iratkezelési szabályzat és irattári terv készítése
Egy cég életében a mindennapokban jelentkezik az iratkezelés gyakorlata, tárolása, az iratok selejtezése, megsemmisítése, melynek bonyolult rendszere szakértelmet igényel. A jogszabálynak és megrendelőnk igényeinek megfelelő szabályzat kialakításával biztosítjuk egy költség hatékony rendszer megbízható működését, az iratok gyors kereshetőségét, a tárolás és az adatok biztonságát.
Irattár kialakítása
Amennyiben cége tevékenysége, igénye, vagy adottságai alapján úgy látjuk, hogy a helyszínen kialakításra kerülő irattározást tartják indokoltnak, úgy részletesen kidolgozzuk a személyre szabott megoldásra vonatkozó javaslatunkat.
Független szaktanácsadás
Igény szerint, az iratkezelési folyamat - egészére, vagy egyes részfolyamatira -, átvilágítására kínálunk megoldást. Mindez nemcsak támogatást jelent, hanem kihelyezett szakértőkkel segítjük Ügyfeleink dokumentumkezeléssel kapcsolatos folyamatainak optimalizálását.
Iratszállítás
Az iratokat az átadás-átvételi jegyzőkönyv, illetve az iratjegyzék alapján, a jegyzéknek megfelelő szintű (dobozszintű, vagy lapszintű) átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vesszük át. Az átadás-átvétel során munkatársaink tételesen leellenőrzik, hogy az iratjegyzéken található dobozok mindegyikét átvették-e és tartalmuk megegyezik-e az iratjegyzékben szereplő adatokkal. Az iratok általunk történő szállítása irattárunkba zárt teherautóval történik, rakodómunkások igénybevételével.
Iratrendezés
Biztosítjuk az iratrendezéshez szükséges szakképzett munkaerőt, a professzionális iratrendezés, illetve dobozolás megoldására. Az iratrendezés során munkatársaink az egyes dobozok tartalmáról tételes listát készítenek, amelyet excel formátumban, nyomtatva, illetve CD-én Ügyfelünk rendelkezésére bocsátanak.
Betárolás
A bértárolást megelőzően, az iratanyagok telephelyünkön betárolásra kerülnek, amely folyamat során a rendezett doboz felkerül végső helyére, a polcrendszerre. Mindezen folyamatról dokumentáció is készül, amely során az iratnyilvántartásban feltűntetésre kerül minden egyes doboz tárolási koordinátája (sor/egység/polc).
Irattárolás (bértárolás) és adatszolgáltatás (iratkikérés)
Az iratok rendezett tárolása az általunk biztosított telephelyen a tűz-, vagyon-, adatbiztonsági előírásoknak megfelelően történik. Biztosítjuk megbízóink részére az igény szerinti adatszolgáltatást fizikai (az adott doboz vagy dosszié kiszállításával), vagy elektronikus formában (faxon, e-mailen, vagy FTP vonalon). Emellett külön kérésére biztosíthatunk webes irattári nyilvántartást is. Az adatszolgáltatás során rugalmasan alkalmazkodunk Megrendelőink igényeihez, akár 2 órán belül vállaljuk az iratok, dokumentumok rendelkezésre bocsátását.
Iratselejtezés
A megsemmisítendő iratanyagokat évente, vagy eseti megbízás szerint, a hatályos jogszabályok alapján leselejtezzük. A selejtezett iratokról selejtezési jegyzőkönyvet készítünk, melyet a selejtezési bizottság tagjaival felülvizsgáltatunk és (levéltári illetékességi körbe tartozó iratok esetében) az illetékes levéltár szakemberével záradékoltatunk.
Iratmegsemmisítés
A leselejtezett iratok szigorú szabály szerinti biztonságos megsemmisítéséről gondoskodunk, az adatvédelemi, titoktartási és környezetvédelemi jogszabályok figyelembevételével. A kiselejtezett iratanyagot zárt technológiával, szigorú eljárási renddel, zúzással, vagy égetéssel a megfelelő körülmények között munkatársaink vagy partnereink megsemmisítik. A munkafolyamatról minden esetben iratmegsemmisítési vagy megsemmisülési jegyzőkönyv készül. Igény szerint a folyamat Partnereink számára személyesen is megtekinthető, illetve videofelvételt is készítünk az iratmegsemmisítésről.
